Si vous possédez une structure de formation ou si vous souhaitez en créer une, il est indispensable d’obtenir la certification Qualiopi afin d’être considéré comme un organisme apte et disposé à former d’autres personnes dont les prestations sont reconnues professionnelles et aussi afin de rendre vos formations éligibles à des prises en charges par « par les pouvoirs publics.
A quoi sert la certification QUALIOPI?
Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC).
Qualiopi, est la seule certification qui permet depuis le 1er Janvier 2021, aux organismes qui dispensent des actions de formations, des bilans de compétences, des V.A.E et ou des apprentissages, d’obtenir des fonds de financements publics et/ou mutualisés.
Les fonds publics et/ou mutualisés sont des financements délivrés par des OPCO, l’Etat, les Régions, la caisse des dépôts et consignations, Pôle emploi et l’Agefiph.
Sans la certification QUALIOPI, au 31 Décembre 2021, vous vous exposez à un non-financement de vos formations.
L’obtention de la certification Qualiopi est un long processus, c’est pourquoi il vous est conseillé de commencer à vous préparer le plus tôt possible.
Quelles sont les démarches à effectuer ?
Cela commence par un audit initial, puis un audit de surveillance entre 14 et 22 mois après la date d’obtention de la certification. Au bout des 3 ans, la certification arrive à son terme et un nouveau cycle recommence.
Pour préparer votre audit initial, vous devez formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur (consulter la liste : https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs)
L’organisme certificateur est un prestataire que vous sollicitez pour mener un audit. Il ne s’agit pas d’un contrôle administratif. Il est là pour réaliser une photographie des conformités et des non-conformités.
Quelle est le coût de la certification QUALIOPI ?
Passer la certification Qualiopi a un coût. En effet, cette démarche administrative demande du temps et du personnel.
En moyenne, il faut compter entre 800 et 1 200€ par jour d’audit. Pour les petites structures, il faut donc prévoir un budget d’environ 1 400€, tandis que les organismes de formation importants pourront payer plus de 8 000€.
Au prix de l’audit initial, vous devrez ajouter le tarif du suivi annuel. Comptez généralement aux alentours de 500€/an.
Combien de temps cela prend pour se faire certifier ?
La durée et les modalités de l’audit initial varie en fonction du chiffre d’affaires de l’organisme, les catégories d’actions pour lesquelles il veut être certifié (action de formation continue, bilan de compétence, VAE, apprentissage) et du nombre de sites concernés par la certification.
Par exemple, pour un organisme de formation réalisant un chiffre d’affaire inférieur à 150 k€ et ne disposant que d’un site, la durée d’audit sera de 1,5 jour. À l’inverse, pour un organisme de formation avec un chiffre d’affaire supérieur à 750 k€ et 7 sites différents, 7 jours d’audit sont nécessaires.
Si des cas de non-conformités ont été identifiés, un plan d’action doit être présenté à l’auditeur pour les corriger. L’organisme de formation dispose alors :
– De 3 mois pour régler les cas de non-conformité majeure.
– De 6 mois pour régler les cas de non-conformité mineure.
Il faut donc compter entre 1 et 6 mois en fonction du résultat de votre audit.
Que contient l’audit ?
L’audit se base sur un référentiel de 7 critères, déclinés en 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques (aux formations certifiantes, à l’apprentissage…).
Critère 1 : Information au public
Indicateur 1. Le prestataire communique au public à propos des prestations proposées. L’information doit être détaillée et constatable. Elle concerne entre autres les délais d’accès, la durée, le prix, les objectifs à atteindre, etc.
Indicateur 2. Le prestataire met à disposition des indicateurs de résultat en fonction des prestations et des apprenants.
Indicateur 3. Si les prestations proposées mènent à une certification professionnelle, l’organisme doit communiquer :
– Les taux d’obtention ;
– Les blocs de compétence à valider ;
– Les équivalences, passerelles ;
– Les perspectives offertes à la suite de la formation.
Critère 2 : Objectif et adaptation des prestations
Indicateur 4. Le prestataire doit cibler les besoins de l’apprenant en corrélation avec l’entreprise concernée ou le financeur.
Indicateur 5. Le prestataire fixe les objectifs opérationnels et mesurables de la formation.
Indicateur 6. Le prestataire aménage les contenus et les moyens de dispense de la formation en fonction des objectifs déterminés et des élèves.
Indicateur 7. Le prestataire doit s’assurer de la concordance des contenus avec les exigences de la certification ciblée, en cas de formation conduisant à une certification professionnelle.
Indicateur 8. Au départ de la formation, le prestataire établit les futures procédures de positionnement et d’évaluation des acquis.
Critère 3 : Accueil, suivi et évaluation du public
Indicateur 9. Le prestataire communique aux élèves le processus de déroulement de l’apprentissage.
Indicateur 10. Le prestataire s’engage à adapter la formation, son accompagnement et son suivi aux élèves bénéficiaires.
Indicateur 11. Le prestataire évalue la validation des objectifs de la formation des bénéficiaires de la prestation.
Indicateur 12. Afin de limiter les abandons en cours de formation, le prestataire met en place et communique les mesures pour encourager l’engagement des publics bénéficiaires.
Indicateur 13. Concernant les formations en alternance, le prestataire et l’entreprise définissent les missions confiées à l’élève tout au long du parcours formateur, et assurent la coordination et la montée en puissance des apprentissages.
Indicateur 14. Le prestataire met à disposition de l’apprenant un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
Indicateur 15. Le prestataire avise l’apprenti de ses droits et devoirs et des règles de sécurité et de santé en milieu professionnel.
Indicateur 16. Lorsque la formation du prestataire débouche sur une certification professionnelle, celui-ci s’engage à ce que les apprenants respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
Critère 4 : Adéquations des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations
Indicateur 17. Le prestataire s’assure de la mise en place de conditions favorables et d’un environnement adapté, au niveau des locaux, des équipements, des plateaux techniques, etc.
Indicateur 18. Le prestataire est responsable de la coordination des intervenants internes ou externes à la formation.
Indicateur 19. Le prestataire propose à l’apprenant des ressources pédagogiques et l’autorise à se les approprier.
Indicateur 20. Le prestataire est en mesure de fournir du personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, un référent handicap et un conseil de perfectionnement.
Critère 5 : Qualification du personnel
Indicateur 21. Tous les intervenants doivent être évalués par le prestataire, pour s’assurer qu’ils disposent bien des compétences requises pour l’enseignement spécifique.
Indicateur 22. Le prestataire entretient et accroît les compétences des formateurs, en lien avec la prestation effectuée.
Critère 6 : Investissement dans l’environnement professionnel
Indicateur 23. Le prestataire met en place un système de veille légal sur le champ de la formation professionnelle.
Indicateur 24. Réalisation d’une veille réglementaire par le prestataire sur la progression des compétences, des métiers et des emplois au sein de ses secteurs d’intervention.
Indicateur 25. Mise en place d’une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques par le prestataire, lui permettant d’améliorer ses prestations.
Indicateur 26. Le prestataire coordonne les expertises, outils et réseaux pour proposer des prestations aux personnes en situation de handicap, ou pour les orienter.
Indicateur 27. Le prestataire s’assure du bon respect de la conformité au référentiel quand il sollicite une sous-traitance ou un portage salarial.
Indicateur 28. Lors des périodes de pratique en environnement professionnel, le prestataire fait appel à son réseau de partenaires socio-économiques pour établir avec leur collaboration l’ingénierie de formation et faciliter l’accueil en entreprise.
Indicateur 29. Le prestataire met en place des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par des moyens d’apprentissage ou par toute autre option débouchant sur un développement des connaissances et des compétences.
Critère 7 : Appréciations et amélioration continue
Indicateur 30. Le prestataire effectue un recueil d’appréciations provenant des publics, des financeurs, des formateurs et des entreprises concernées.
Indicateur 31. Le prestataire réalise des actions de traitement des difficultés rencontrées par l’ensemble des parties prenantes.
Indicateur 32. Selon les résultats de l’analyse des appréciations bonnes ou mauvaises, le prestataire met en place des mesures d’amélioration.
Afin d’obtenir la certification, vous devez étudier le référentiel qualité (RNQ) et vérifier que votre organisme respecte tous les critères. Vous pouvez télécharger le guide officiel du référentiel publié par le ministère du travail ICI : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/guide-lecture-referentiel-qualite.pdf
Que faire en cas de non-conformité ?
En cas de non-conformités observées, l’auditeur doit vous fournir un constat écrit de non-conformité et vous expliquer les modalités de réponse ainsi que le délai dont vous disposez pour lui fournir les éléments de réponse.
Non- conformité mineure : « c’est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ».
Non- conformité majeure : « c’est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.
Pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue.